شاید این از شانس خوب ما باشد که در برهه‌ای از تاریخ قرار گرفته‌ایم که کلاس‌های مدیریت زمان وجود دارد، کتاب‌هایی راجع به مدیریت زمان نوشته شده است، امکان برنامه‌ریزی بر روی کاغذ یا اپلیکیشن‌های مخصوص وجود دارد. با این حال، سوال اینجاست که چرا با وجود این همه دانش و اسباب‌ بازی! هنوز هم آن طور که باید زمان‌بندی درستی نداریم؟

loading...
loading...

پاسخ ساده است. تمام چیزهایی که درباره‌ی مدیریت زمان یاد گرفته‌اید، وقت تلف کردن بوده است! چرا که نتوانسته است عملی شود.

قبل از این که شروع به به مدیریت زمان کنید باید یاد بگیرید که چه تعریفی از زمان دارید. یک فرهنگ لغت، زمان را «نقطه یا دوره‌ای که اتفاقاتی در آن می‌افتد» تعریف می‌کند. به بیان ساده، زمان وقتی معنا پیدا می‌کند که اتفاقی بیافتد.

در مجموع دو نوع زمان تعریف شده است: زمان ساعتی و زمان واقعی. در زمان ساعتی، هر ۶۰ ثانیه یک دقیقه، هر ۶۰ دقیقه یک ساعت، هر ۲۴ ساعت یک روز و هر ۳۶۵ روز یک سال است. به این ترتیب وقتی فردی ۵۰ سال سن دارد سن او دقیقا ۵۰ سال است. نه بیشتر است و نه کم‌تر.

در زمان واقعی، زمان یک پدیده‌ی نسبی است. در واقع، زمان واقعی بسته به کاری که شما انجام می‌دهید طول می‌کشد. برای مثال مدت زمان ۲ ساعته‌ی کلاس یک درس خسته کننده می‌تواند برای ما به اندازه‌ی ۱۲ سال باشد. از طرفی ۱۲ ساله شدن کودک مان به نظر ۲ ساعت بیاید!

شما در کدام یک از این زمان‌ها زندگی می‌کنید؟ زمان ساعتی یا زمان واقعی؟

گجت‌های مدیریت زمان کاری از پیش نمی‌برند چون بر مبنای زمان ساعتی طراحی شده‌اند. در حالی که زمان ساعتی ربطی به مدیریت زمان ندارد. زندگی شما در زمان واقعی سپری می‌شود. همان زمان‌هایی که به تفریح یا کار مشغول هستید.

خوشبختانه زمان واقعی پدیده‌ای ذهنی است و بین گوش‌های شما قرار دارد. شما خودتان هستید که این زمان را می‌سازید. از این رو توان مدیریت آن را خواهید داشت. اکنون وقت آن رسیده که به گفتن جملاتی چون «وقت کافی ندارم» یا «امروز وقتش نیست» پایان دهیم و کسب و کار خود را با مدیریت درست پیش ببریم.

تنها سه راه برای گذراندن وقت وجود دارد: افکار، کلمات و اقدامات. صرف نظر از نوع شغل شما، کار شما در بر گیرنده‌ی این ۳ مورد است.

ممکن است در مسیر زندگی بارها مسیرهایی را رها کرده و جذب جهات دیگر شوید. در حالی که می‌توان خیلی از وقفه‌ها را به طور کامل حذف کرد. از طرفی می‌توانفهمید که صرف چه مقدار زمان در افکار، کلمات و اقدامات می‌تواند شما را به موفقیت برساند.

  • یک برنامه ترتیب دهید و در آن تمام افکار، گفتگوها و فعالیت‌های یک هفته‌ی خود را ثبت کنید. این کار کمک خواهد کرد تا بفهمید وقت با ارزش شما صرف چه اموری می‌شود. در واقع متوجه خواهید شد که چقدر از زمان شما به پای افکار، مکالمات و کارهای بیهوده تلف می‌شود.
  • برای هر فعالیت یا گفتگویی که شما را به موفقیت نزدیک می‌کند، زمانی اختصاص دهید. تنظیم «فهرست کارها» بی استفادگی خود را ثابت کرده است. به جای آن نوشتن خاطرات روزانه مفید خواهند بود.
  • صرف حداقل ۵۰ درصد از زمان برنامه‌ریزی به بررسی افکار، فعالیت‌ها و گفتگوها باعث می‌شود که به نتایج بهتری برسید.
  • برای وقفه‌ها هم برنامه‌ریزی کنید.
  • ۳۰ دقیقه از روز را صرف برنامه‌ریزی همان روز کنید. تا زمانی که برنامه‌ریزی خود را تکمیل نکرده‌اید دست به کار نشوید. مهم‌ترین زمان روز شما در واقع همان مدت زمانی است که صرف برنامه‌ریزی می‌کنید.
  • ۵ دقیقه قبل از هر برنامه‌ریزی تصمیم بگیرید که به چه نتیجه‌ای می‌خواهید برسید. این اقدام کمک می‌کند که قبل از شروع، چشم اندازی از موفقیت خود داشته باشید. پس از انجام هر کار هم ۵ دقیقه زمان بگذارید تا تعیین کنید به نتیجه‌ی دلخواه رسیدید یا نه؟ اگر جواب نه است، چرا؟ چطور باید این مسئله را در فعالیت‌های بعدی جبران کنید؟
  • وقتی به شدت غرق انجام کاری هستید از نشانه‌ی «لطفا مزاحم نشوید» استفاده کنید.
  • تمرین کنید که هر زنگ تلفن یا ایمیلی را سریع پاسخ ندهید. سعی کنید در هنگام کار دسترسی خود به این ابزارها را قطع کنید. تنها در صورتی به این پیام‌ها پاسخ دهید که نیاز ضروری و حیاتی در میان باشد. در عوض پس از انجام کار، می‌توانید به سراغ پاسخ‌دهی این پیام‌ها با تمرکز بیشتر بروید.
  • فیسبوک و دیگر فضاهای اجتماعی که حواس‌تان را پرت می‌کنند در حالت بلاک قرار دهید مگر این که ابزار کسب و کار شما باشند.
  • به خاطر داشته باشید که انجام همه‌ی کارها با هم ممکن نیست. ضمن این که به یاد داشته باشید ۸۰ درصد نتایجی که به آن‌ها می‌رسید حاصل ۲۰ درصد از افکار و اقدامات شما هستند.