هنگامی که برای ارائه آماده می‌شوید، خود را از نرم‌افزار پاورپوینت دور نگه دارید!

بگذارید اینطور فکر کنیم که شما در هفته‌ی دیگر جلسه‌ی ارائه‌ی مهمی دارید. چیزی که اکثر افراد انجام می‌دهند این است که سریعا به سراغ نرم‌افزار قدیمی پاورپوینت می‌روند و شروع به چیدن اسلایدهای خود در آن می‌کنند. یا اگر موضوع جلسه به آنچه در گذشته انجام داده باشند، شبیه باشد، می‌گویند: «چقدر خوب است و لازم نیست همه‌ی این کار را از ابتدا انجام دهم». به این صورت است که به سراغ فایل‌های گذشته می‌روند و آن‌ها را با اطلاعات جدید ترکیب می‌کنند.

خیلی از افراد دیدگاه اشتباه به ارائه‌ی پروژه‌ی خود دارند

موفقیت ارائه‌ی شما به اسلاید‌ها بستگی کمتری دارد؛ بلکه دلایل زیاد دیگری موجب موفقیت شما می‌شود. بنابراین اگر شما زمان زیادی را صرف ساختن اسلاید‌ها می‌کنید (و بدتر اگر اسلاید‌های قدیمی را استفاده می‌کنید)، توجه لازم مخاطبان را به خود جلب نخواهید کرد.

در عوض چه کاری باید انجام داد؟ ۷ چیز وجود دارد:

۱. از انتها شروع کنید

قبل از اینکه کاری دیگر انجام دهید، بر نتایج مورد نظر خود تصمیم‌گیری نمایید. از خودتان بپرسید: «زمینه‌ی مورد نظر شما چیست؟ مخاطبان چه چیزی را می‌فهمند و باور می‌کنند و آیا تا پایان وقت حواسشان به من خواهد بود؟»

۲. یک ایده‌ی بزرگ خلق کنید

بیشتر شنوندگان بیش از ۲۵ درصد سخنرانی شما را به خاطر نخواهند داشت. این بدان معنی است که تمام جزئیات کوچک به سرعت از ذهنشان پاک می‌شود؛ چیزی که به آن حافظه‌ی کوتاه مدت می‌گوییم. بنابراین شما باید یک یا دو مفهوم مهم را پررنگ کنید که حاضرین به خاطر بسپارند.

هنوز هم آماده نیستید تا اسلاید‌ها را درست کنید! ابتدا باید کار‌های زیر را انجام دهید:

۳. نظم بخشیدن به تجربه‌ها

هنگامی که برای رفتن به جلسه‌ای آماده می‌شویم، تصمیم بگیریم که چه ارائه‌ای برای نشان دادن اهدافمان بهترین است. نانسی دوارت نوشته است:

تمام قصد و هدف این است که مردم را قادر به یادگیری کرد. ماموریت شما انتقال اطلاعات نیست؛ بلکه باید فراگیرندگان را دگرگون کنید.

بنابراین از این تجربه را برای به دست آوردن اهداف و رویارویی با احتیاجات بینندگان، استفاده کنید. گاهی‌اوقات این به معنای طراحی ارائه با تکنیک‌های ساده است؛ مانند طرح یک سوال و جواب برای اینکه توجه مخاطبان را جلب کنیم.

۴. داستان خود را بسازید

 ارائه زمانی لازم می‌شود که شما بفهمید چگونه باید داستان خود را بازگو کنید. مانند هر نمایشنامه‌ای، ارائه‌ی شما نیاز بک یک محوریت داستانی دارد. بدون آن ارائه‌ی شما یکدست و خسته‌کننده می‌شود. جریانی ندارد و بینندگان را به هیجان نمی‌آورد. بنابراین به ساختار ارائه‌ی خود به عنوان یک داستان فکر کنید. مانند این: ابتدا با با این چالش روبه‌رو می‌شویم. سپس تصمیم میگیریم که این را امتحان کنیم. آن‌را انجام دادیم، اما با این مانع جدید روبه‌رو شدیم. پس تصمیم گرفتیم کار‌های دیگر را انجام دهیم و این نتیجه‌ی کار ما شد. موفق شدیم!

۵. بسیارخوب، حالا می‌توانیم نرم‌افزار پاورپوینت را باز کنیم

وقتی این کار را کردید از اسلاید‌های زیادی استفاده کنید. چه دوست داشته باشید و چه دوست نداشته باشید، پاورپوینت ابزاری است که می‌تواند برای اهداف ما به درد بخور باشد. بهترین ارائه‌کنندگان برای سوق دادن اهداف خود به جلو از اسلایدها استفاده می‌کنند. آن‌ها اسلاید‌ها را نمی‌خوانند؛ بلکه از آن‌ها جهت تقویت تصویری از آنچه که در حال صحبت هستند، استفاده می‌کنند. ارائه‌کنندگان خوب نیز از اسلاید‌های زیادی استفاده‌ می‌کنند تا به بینندگان چیز‌های جدید در هنگام ارائه نشان دهند.

۶. ملموس و خاص باشید

حرف‌های کلیشه‌ای، بدیهیات، فلسفه و نظریات همه خسته کننده هستند. آن‌ها بیش از حد برای ارتباط با شرکت‌کنندگان انتزاعی هستند. در عوض بهترین ارائه‌کنندگان، مفاهیم را با نمونه‌های خاص ترکیب می‌کنند. آن‌ها با ادای این جمله که «اجازه بدهید منظورم را به شما نشان دهم» توجه شرکت‌کنندگان را به خود جلب می‌کنند.

۷. آنچه را که طبیعی به نظر می‌رسد را انجام دهید

هر ارائه‌ کننده‌ی قدرتمندی از نقاط قوت منحصر به فرد خود استفاده می‌کند. برای مثال، دیک جلسه، ارائه‌کننده‌ای در طول صحبت‌های خود پشت تریبون ایستاده بود؛ اما با انرژی این کار را انجام می‌داد. نفر بعدی در جلوی اتاق جلسه، قدم می‌زد. نفر سوم در جاهایی می‌ایستاد که عجیب به نظر می‌رسید؛ اما جالب بود. نکته این است که فضاهایی را که برای شما مناسب است و احساس راحتی می‌کنید را انتخاب کنید. در این صورت اعتماد به نفس کافی را دریافت خواهید کرد.