درصورتی که یک کاربر معمولی و مبتدی باشید، وارد کردن داده‌ها در برنامه اکسل، بخصوص در محیط‌های کاری با تعداد زیادی ستون و سلول‌های موجود کار بسیار گیج‌کننده و البته دلهره‌آوری است. خوشبختانه در این زمینه نیز ترفندها و راهکارهایی وجود دارد که به شما کمک می‌کند، تا به سادگی داده‌های خود را در فرم‌ها بدون نیاز به ایجاد یک پنجره جدید، وارد و از آنها استفاده کنید. در این مطلب قصد داریم به معرفی روش ساخت فرم‌های اکسل برای وارد کردن اطلاعات بپردازیم؛ تا انتهای این آموزش با ما همراه باشید.

مطالب مرتبط با کرونا در ۷۲۴پرس

آماده کردن اطلاعات

آماده کردن داده در اکسل-724press.com

قبل از شروع به کار برای ساخت فرم، می‌بایست ابتدا داده‌ها و اطلاعات موردنیاز خود را آماده کنید. برای مثال، اگر فهرست حضور و غیاب دانش‌آموزان را ایجاد می‌کنید، ابتدا باید اطلاعاتی که نیاز دارید را در ستون‌ها یادداشت کنید. درمورد داده‌های این مثال، ابتدا باید نام، نام خانوادگی، شماره دانشجو، آدرس ایمیل و دوره تحصیلی آنها را داشته باشید؛ سپس باید این موارد را در ردیف اول فهرست وارد کنید. توجه داشته باشید موارد گفته شده، هرکدام ستون‌هایی را تشکیل می‌دهند که در نهایت با اطلاعات مربوط به هر دانشجو پر خواهند شد.

مطلب مرتبط:   آموزش ۵ روش برای درج کاراکتر تیک در نرم‌افزار اکسل

درج کردن یک فرم ساده

ساختن فرم در اکسل-724press.com

هنگامی که تمامی عناوین ستون‌های فرم را آماده کردید، می‌توانید نسبت به ساخت فرم اقدام کنید. برای انجام این کار، یکی از سرستون‌ها را انتخاب کنید. سپس به سراغ نوار جستجو که در بالاترین بخش پنجره اکسل قرار دارد، بروید و کلمه Form را در آن تایپ کنید. همانند آنچه در تصویر زیر قابل مشاهده است، در نتایج جستجو و  قسمت Action روی گزینه Form کلیک کنید. یک پنجره هشدار در نرم‌افزار ظاهر می‌شود که از شما می‌خواهد نسبت به انتخاب ردیف موجود بعنوان برچسب فرم اطمینان حاصل کنید. درصورتی که ردیف موردنظر را انتخاب کردید، روی OK کلیک نمایید و در غیر اینصورت روی Cancel کلیک کرده و ابتدا ردیف موردنظر را انتخاب و مراحل گفته شده را مجدداً تکرار کنید. پس از انتخاب گزینه OK، یک پنجره فرم ظاهر می‌شود و این دقیقاً همان چیزی است که برای ورود داده‌ها به آن نیاز دارید.

پیام هشدار اکسل-724press.com

درصورتی که تعداد دفعاتی که به این فرم مراجعه می‌کنید زیاد است، بهتر است یک میانبر از آن ساخته تا دسترسی سریع‌تری به آن داشته باشید. برای این کار پس از تایپ مجدد کلمه Form در نوار جستجوی اکسل، بجای کلیک چپ روی گزینه فرم، روی آن کلیک راست کرده تا منوی مربوط به این گزینه ظاهر شود. در بین گزینه‌های موجود، Add to Quick Access Toolbar را انتخاب کنید؛ با این کار می‌توانید مشاهده کنید که یک آیکون فرم ظاهر خواهد شد. از این به بعد هر زمان که به این فرم نیاز پیدا کردید، می‌توانید به سادگی با کلیک روی میانبر آن، فرم را اجرا کنید.

اضافه کردن داده‌های جدید

اضافه کردن داده های جدید در فرم اکسل-724press.com

با استفاده از پنجره فرم باز، اطلاعاتی که برای وارد کردن به پایگاه داده خود نیاز دارید، مشاهده خواهید کرد. تمام فیلدهای خالی را پر نموده و پس از اتمام کار، روی گزینه New کلیک کنید. داده‌هایی که وارد کردید، بطور خودکار در پایین‌ترین قسمت جدول قرار می‌گیرند و یک فرم خالی جدید، دریافت خواهید کرد. اگر بطور تصادفی داده‌های اشتباهی را ذخیره کردید، می‌توانید به عقب بازگشته و داده‌ها را تغییر دهید. می‌توانید با استفاده از کلیدهای Find Prev و Find Next به ورودی موردنظر دسترسی پیدا کنید. زمانی که داده‌ اشتباه را پیدا کردید، به سادگی می‌توانید آنها را تغییر دهید. پس از اعمال تغییرات در داده‌ها، روی کلمه New در پنجره موجود کلیک کرده یا کلید Enter در صفحه کلید را فشار دهید تا تغییرات در ورودی موردنظر ثبت شود. همچنین اگر می‌خواهید ورودی قبلی را بازیابی کنید، کافی است روی گزینه Restore کلیک نمایید. به این نکته توجه داشته باشید که پس از اعمال تغییرات، دیگر گزینه Restore قابلیت بازیابی داده‌ها را ندارد.

مطلب مرتبط:  ۵ روش برای حذف کردن سطرهای خالی در نرم افزار اکسل

مرور ورودی‌ها با پنجره فرم

مرور اطلاعات فرم در اکسل-724press.com

حالا که چندین ورودی به صفحه خود اضافه کردید، می‌توانید از طریق پنجره فرم برای مرور داده‌ها استفاده کنید. در گوشه راست بالای صفحه، شماره سریال داده‌ فعلی را می‌توانید مشاهده کنید. درصورتی که می‌خواهید ورودی‌های قبل و بعد از داده انتخاب شده فعلی را مشاهده کنید، می‌توانید از کلیدهای Find Prev و Find Next استفاده کنید. همچنین می‌توانید با اسکرول کردن از میان چند وروردی به داده موردنظر برسید. به جهت یافتن نتیجه خاص، می‌توانید از تابع جستجوی پنجره فرم استفاده کنید. برای دسترسی به آن ابتدا روی کلید Criteria که در زیر گزینه Find Next قرار دارد، کلیک کنید. اطلاعاتی که می‌خواهید را در قسمت مربوطه وارد کرده و سپس کلید Enter را در صفحه کلید فشار دهید؛ با این کار پنجره فرم، ردیف موردنظر را نمایش خواهد داد. همچنین می‌توانید از فرمول‌ها و اصلاح کننده‌ها برای جستجوی پیشرفته‌تر استفاده کنید. به همین ترتیب برای جستجوی مقادیر عددی یا تاریخ می‌توانید از علائم بزرگتر یا کوچکتر نیز استفاده نمایید. برای مثال، اگر می‌خواهید تنها دانشجویانی که مدرک لیسانس دارند جستجو شوند، کافی است “*BA” را در فیلد مربوط به تحصیلات وارد کنید، با این کار پنجره فرم در صفحه تنها دنبال دانشجویانی که مدرک لیسانس دارند را نمایش می‌دهد.

مطلب مرتبط:  چگونه در اکسل ۲۰۱۶ نمودار بسازیم و آن را ویرایش کنیم؟ (قسمت دوم)

اجتناب از خالی گذاشتن داده‌ها

خالی ماندن سلول ها-724press.com

همچنین می‌توانید با استفاده از تابع اعتبارسنجی داده‌ها، از ورود تصادفی سلول‌های خالی جلوگیری کنید. برای انجام این کار، ابتدا باید جدولی که قرار است داده‌ها در آن وارد شوند را انتخاب کنید. سپس به مسیر Data > Data Validation بروید. زمانی که پنجره Data Validation باز شد، در تب تنظیمات به سراغ منوی کشویی Allow رفته و از آنجا گزینه Text Length را انتخاب کنید. سپس در بین گزینه‌های منوی کشویی Data، گزینه greater than را انتخاب و در قسمت Minimum field عدد ۱ را وارد کنید. در نهایت روی Ok کلیک کرده تا تغییرات اعمال شود. این تابع از وارد شدن داده‌هایی بدون کارکتر یا حتی یک کارکتر جلوگیری می‌کند و این موضوع سبب می‌شود تا شما داده‌های تصادفی و اشتباه را پیدا کنید.

سخن پایانی

نرم‌افزار اکسل یک ابزار کاربری برای وارد کردن داده‌های مختلف است؛ به کمک این نرم‌افزار می‌توانید فرم‌ها و جداول مختلفی بسازید و اطلاعات مورد نیاز خود را در آنها وارد کنید. زمانی که یک فرم برای داده‌های ورودی خود ایجاد می‌کنید، ضمن اینکه دسترسی سریع‌تری به آنها خواهید داشت، یک پایگاه داده برای اطلاعات خود می‌سازید که هر زمان که به آن نیاز داشتید، می‌توانید به سادگی به آن دسترسی داشته باشید.