یک ایمیل دارای استاندارد ترکیبی از سه بخش «نشانی گیرنده» یا To، نشانی فرستنده و موضوع است. در این میان ممکن است دو بخش دیگر با عنوان‌های CC و BCC را مشاهده کرده باشید. این دو بخش، جزو فیلدهای اجباری نیستند، یعنی می‌توانید بدون پر کردن آنها یک ایمیل را بدون هیچ مشکلی ارسال کنید؛ ضمن اینکه اغلب ممکن است از رابط کاربری پیش‌فرض پنهان باشند. در این مطلب قصد داریم ابتدا CC و BCC را معرفی کرده و سپس به تفاوت‌های این دو بخش با یکدیگر بپردازیم؛ تا انتهای این مقاله با ۷۲۴پرس همراه باشید.

مطالب مرتبط با کرونا در ۷۲۴پرس

معرفی CC و BCC

فیلدهای CC و BCC به جهت وارد کردن یک یا چندین ایمیل به کار می‌روند. هنگامی که یک پیام ارسال می‌کنید، همه افرادی که در بخش‌های CC، To و BCC قرار دارند، آن را دریافت خواهند کرد. CC مخلف عبارت Carbon Copy (کاغذ کربنی) و BCC مخفف Blind Carbon Copy است. حتماً تا به حال نام کاغذ کربنی به گوشتان خورده است؛ از این کاغذها برای کپی کردن یک برگه در حال پر شدن استفاده می‌شود؛ بصورتی که کاغذ کربنی را بین دو برگه قرار داده و هر زمان که روی برگه اول عبارتی نوشته شود، روی برگه زیر کاغذ کربنی نیز همان عبارت کپی می‌شود. بنابراین قابلیت CC و BCC نیز یک پیام یا ایمیل متمایز برای دیگران ارسال نمی‌کنند و دقیقاً همان ایمیلی که برای فیلد To ارسال می‌شود را برای مخاطبین دیگر ارسال می‌کنند.

مطلب مرتبط:  آموزش بازیابی ایمیل‌های پاک شده در جیمیل

چه تفاوتی بین CC و BCC وجود دارد؟

فیلدهای مختلف ایمیل-724press.com

آدرس‌های ایمیلی که در فیلد CC وارد می‌شوند، برای همه افرادی که آن ایمیل را دریافت می‌کنند، قابل مشاهده است؛ به نوعی می‌توان گفت، دریافت کننده‌های ایمیل متوجه خواهند شد که این ایمیل بطور همزمان برای چه ایمیل‌های دیگری ارسال شده است. این درحالی است که اگر شما آدرس‌های ایمیل را در فیلد BCC وارد کنید، برای هیچکدام دیگر قابل مشاهده نخواهد بود که ایمیل برای چه آدرس‌های دیگری ارسال شده است. احتمالاً به همین دلیل از واژه Blind به معنای کور در ابتدای نام این فیلد استفاده شده است.

چه ساختار و قانونی برای ارسال ایمیل در CC وجود دارد؟

هیچ قانونی و ساختار خاصی برای استفاده از بخش‌های CC و BCC وجود ندارد. با این حال، بهتر است مواردی را در هنگام استفاده از این بخش‌ها رعایت کنید.  ۷۲۴پرس توصیه می‌کند در چنین موقعی از  فیلد CC استفاده کنید:

  • قصد دارید شخصی را در جریان موضوعی قرار دهید، اما نیازی به دریافت پاسخ از جانب اون نیست.
  • احساس می‌کنید این پیام در آن مقطع حتماً باید برای فرد موردنظر ارسال شود تا از اطلاعاتی مطلع شود.
  • هنگامی که قصد ارسال مستندات و گزارش برای مدیر بخش خود دارید.

چه زمانی از CC استفاده نخواهیم کرد؟

بطور کلی زمانی که می‌خواهید پس از ارسال پیام، با مخاطب در ارتباط بوده و مجدداً برای یکدیگر ایمیل ارسال کنید؛ درست زمانی که قصد دارید با استاد راهنما یا مربی خود درباره موضوعی ارتباط داشته باشید، بهتر است از فیلد To بجای CC استفاده نمایید. واقعیت این است که با توجه به ساختار جا افتاده ایمیل برای اکثر بخش‌های سازمانی، بهتر است بیهوده از ایمیل‌های CC استفاده نکنید، مگر آنکه بخواهید اسناد مهمی را آن هم در زمانی که به برخی افراد در محیط کار مشکوک هستید، برای سرپرست ارسال کنید.

مطلب مرتبط:   چگونه ایمیل‌ها را از صفحه ورود ویندوز ۱۰ پنهان کنیم؟

چه ساختار و قانونی برای ارسال ایمیل در BCC وجود دارد؟

همانطور که بالاتر گفته شد، استفاده از فیلد BCC نیز ساختار یا قانون خاصی ندارد؛ با این حال بدلیل ماهیت مخفی بودن ایمیل برای سایر دریافت‌کنندگان، این فیلد بصورت ویژه در مواردی استفاده می‌شود که نیاز به پنهان کاری است. بنابراین بهتر است ایمیل‌های عادی خود را با این فیلد ارسال نکنید. درواقع تا زمانی که نیاز خاصی به پنهان کردن مخاطبین دریافت‌کننده ایمیل از یکدیگر ندارید، بهتر است از فیلدهای To و CC استفاده کنید. هرچند استفاده از این فیلد مشکلی ایجاد نمی‌کند، اما همانطور که گفته شد بدلیل ماهیت استفاده از آن بخصوص در بخش‌های مختلف ادارات و سازمان، بهتر است تا حد ممکن مورد استفاده قرار نگیرد.

سخن پایانی

گزینه‌های CC و BCC از زمان ایجاد ایمیل همواره حضور داشته‌اند، اما رفته رفته با وجود آپدیت‌های جدید، جایگاه کمتری (البته اگر قصدتان تنها ارسال همزمان ایمیل باشد) پیدا کرده‌اند؛ زیرا در گذشته برای ارسال ایمیل برای چندین نفر از این دو فیلد استفاده می‌شد، اما اکنون می‌توانید با اضافه کردن ایمیل چندین گیرنده به فیلد To، یک ایمیل را برای چندین نفر بفرستید. در بین این دو بخش، BCC قابلیت پنهان کردن آدرس ایمیل‌های دریافت کننده از یکدیگر را دارد. بگونه‌ای که اگر یک ایمیل را با استفاده از فیلد BCC برای چند نفر ارسال کنید، هیچکدام از آن افراد از وجود شخص دریافت‌کننده دیگر مطلع نخواهند شد.