۵ روش برای حذف کردن سطرهای خالی در نرم افزار اکسل

 قبل از هر چیز، هنگام حذف تمام سطرها، مراقب باشید. اول اینکه ممکن است داده‌ای خارج از صفحه نمایش وجود داشته‌باشد که شما آن را نمی‌بیند و دوم اینکه حذف کردن یک ردیف خالی در مجموعه داده‌ها، ممکن است داده‌های خارج از دید موجود در آن ردیف را نیز حذف کند.

در این آموزش ما از نرم‌افزار اکسل نسخه 2016 در کامپیوتری دارای سیستم‌عامل ویندوز 10 از نوع 64 بیتی استفاده کرده‌ایم.

نکته: وارد کردن و تغییر‌شکل دادن اطلاعات تنها در نسخه 2016 اکسل در دسترس است. اگر شما از نسخه قدیمی‌تری استفاده می‌کنید، سایر نکات در نسخه‌های قبلی اکسل نیز عمل خواهند کرد، اما هیچ یک از این نکات در نسخه مرورگر عمل نمی‌کند.

۱. دریافت و تبدیل اطلاعات

ویژگی دریافت و انتقال داده اکسل یک روش سریع برای بازیابی داده‌ها را فراهم می‌کند. در حال انجام این کار، راه‌های متعددی برای دستکاری داده‌ها وجود دارد و یکی از آنها حذف‌کردن ردیف‌های خالی است. خوشبختانه، استفاده از آن آسان است، اما نیاز به جدول اشیاء دارد؛ اگر داده‌های شما در محدوده داده‌های نرمال باشد، این ویژگی محدوده را برای شما تغییر می‌دهد که ممکن است شما تمایلی به آن نداشته باشید.

برای شروع، در جای دلخواهی از مجموعه داده‌هایتان کلیک کنید و سپس به زبانه Data رفته و موارد زیر را انجام دهید:

۱. در گروه Get & Transform Data، روی Table / Range کلیک کنید. در این مرحله، اکسل به دلیل ردیف‌های خالی، کل مجموعه داده را پیدا نمی‌کند.

۲. محدوده پیش فرض را به A1: H20 تغییر دهید. (شکل ۱) و تیک گزینه My table has headers option را زده و سپس OK را بزنید. 

شکل۱: تنظیم کردن محدوده

۳. با این کار اکسل Power Query Editor را برای بازیابی داده‌ها اندازی می‌کند.

۴. در گروه Reduce Rows، روی گزینه Remove Rows کلیک کرده و Delete Blank Rows را انتخاب کنید.(شکل۲) Power Query ردیف‌های کاملاً خالی را حذف خواهد کرد، ولی تاثیری بر ردیف‌های دارای سلول‌ خالی نخواهد گذاشت.

 شکل۲: حذف کردن سطرهای خالی

۵. روی Close & Load در گروه Close کلیک و داده‌های اصلاح شده را به صورت Power Query کپی کرده و به یک صفحه جدید در Excel ببرید. در این مرحله، داده‌ها به Table object تبدیل می‌شوند(شکل۳) که اگر بخواهید می‌توانید آنها را به محدوده عادی تبدیل کنید.

شکل۳ 

Power Query جدولی به صورت Object Table را بدون هیچ ردیف خالی به شما برمی‌گرداند

اگرچه شما می‌توانید Table object را به محدوده عادی تبدیل کنید، اما تغییری در مجموعه داده اصلی نداده‌اید که این موضوع می‌تواند بر تصمیم شما مبنی بر انتخاب این مشخصه تاثیر بگذارد.

۲. فیلتر

اگر می‌خواهید ردیف خالی را از مجموعه داده اصلی حذف کنید، می‌توانید از ویژگی Filter استفاده کنید؛ اما احتیاط کنید. شما باید ستون فیلتر را آگاهانه انتخاب کنید. ما می‌توانیم این مشکل را با یک مثال سریع به بهترین شکل به شما نشان دهیم.( یک محدوده عادی را انتخاب کنید و نه یک Table object را)

۱. به زبانه Data رفته و سپس روی Filter Sort & Filter کلیک کنید.

۲. از Order ID جدید برای انتخاب فیلتر خود استفاده کنید: تیک گزینه Select All  را برداشته و سپس گزینه Blanks را ، همانطور که در شکل۴ نشان داده شده است، تیک بزنید. اگر گزینه Blanks در دسترس نیست، مجدد این روند را انجام دهید، اما اینبار ابتدا محدوده را انتخاب کنید.

شکل۴: فیلتر کردن سلول‌های خالی

ممکن است در این مرحله دچار اشتباه شویم (شکل ۵) از آنجا که هیچی مقداری برای Order ID در سطر ۷ وجود ندارد. فیلتر با رکورد مطابقت دارد.( در اینجا ما مقدار Order ID موجود در سطر ۷ را حذف کردیم تا مثال اثر گذارتر باشد.)

شکل۵

فیلتر جائیکه مقدار Order ID خالی است با تمام رکوردها مطابقت دارد

اگر فیلتر تمام سطرهای خالی را بازگرداند، می‌توان با روش ساده کلیدهای ترکیبی (کلید منها) - +Ctrl مجموعه فیلتر شده را انتخاب کرده و هنگامی که اکسل به شما اجازه حذف تمام سطرها را داد، روی OK کلیک کنید. از سوی دیگر، اگر می‌خواهید تنها ردیف‌های خالی را حذف کنید و سوابق ناقص را نگه دارید، می‌توانید مجموعه‌ای از ردیف های غیر مجاور را با نگه داشتن کلید Ctrl در هنگام کلیک بر روی هدر‌های ردیف انتخاب کنید ( شکل۵ را ببینید)  سپس - +Ctrl  را فشار دهید. این روش نیاز به اندک زمان بیشتری دارد، اما با داده‌های اصلی سروکار خواهد داشت.

مطلب مرتبط: چگونه در اکسل اعداد را گرد کنیم؟

۳. مرتب سازی

پیشنهاد بعدی فوق العاده ساده است، اما پیامد آن این است که شما ترتیب مجموعه داده اصلی را از دست خواهید داد. به سادگی مجموعه داده‌ها را بر اساس حروف الفبا مرتب سازی کنید. بیاید آن‌را امتحان کنیم:

۱. از سلول A2 تا سلول H20 را انتخاب کنید.  

۲. برای مرتب‌سازی رکوردهای خالی از بالا به پایین، روی Sort در گروه Sort & Filter از سربرگ Data کلیک کنید. همانطور که در شکل ۶ می‌بینید، نتیجه آن چیزی که شما انتظار دارید نمی‌شود.

شکل۶ 

سلول‌های خالی در Order ID از بالا به پایین مرتب‌سازی می‌شوند، اما این اتفاق برای سلول‌هایی که Order ID نیز ندارند می‌افتد

اگر شما با نتایج مرتب سازی شده مشکلی ندارید، در این‌صورت شاید این ساده‌ترین روش باشد. اما اگر شما نیاز دارید که به ترتیب اصلی برگردید و ستونی دارید که داده‌ها را به ترتیب اولیه بازخواهند گرداند، ردیف‌های خالی را در انتهای مرتب‌سازی رها کنید در این صورت ممکن است مرتب‌سازی برای شما عمل کند. اما هنوز کارهای زیاد و پیچیده‌ای به دلیل مشکل ردیف‌های ناقص وجود دارد. (ردیف ۱۹) که در شکل۶ مشاهده می‌کنید.

۴. استفاده از ویژگی Go To

شما می‌توانید با استفاده از ویژگی Go To تمام سلول‌های خالی موجود در یک محدوده را انتخاب کنید. اگر در نتیجه این کار باز هم ردیف خالی باشد در این صورت با استفاده از کلید ترکیبی  - +Ctrl آن سطرها را حذف کنید. مثالی که می‌زنیم ساده‌است، اما اجازه بدهید نگاهی به آن بندازیم.

۱. از سلول A2 تا سلول H40 را انتخاب کنید.  

۲. F5 را فشار داده و در کادر محاوره‌ای باز شده روی Special کلیک کنید.

۳. گزینه Blanks را مطابق شکل۷ انتخاب کرده و روی OK کلیک کنید.

 شکل۷

تمام سلول‌های خالی در محدوده را انتخاب کنید

نتیجه‌ای که در شکل ۸ مشاهده‌ می‌کنید یک انتخاب ناپیوسته شامل دو رکورد خالی و سه سلول خالی اضافی است.

شکل۸

سلول‌های انتخاب شده ممکن است شامل سلول‌های خالی ترکیب شده با ردیف‌های خالی باشد

در حالی که کلید Ctrl را نگه داشته‌اید می‌توانید با کلیک‌کردن روی سلول‌های خالی، آنها را به صورت ناپیوسته انتخاب کرده و سپس با استفاده از - +Ctrl حذفشان کنید. انجام دادن این کار باز هم دشوار است؛ به خصوص که اگر مجموعه داده‌ای که با آن سروکار دارید زیاد باشد. اما در این صورت شما با مجموعه داده‌های اصلی خود کار می‌کنید و ترتیب آنها را حفظ کرده‌اید.

مطلب مرتبط: چگونه خیلی سریع تمام سلول های خالی در اکسل را حذف کنیم؟

سخن پایانی

تا به اینجا شما متوجه شده‌اید که به سرعت می‌توانید با انتخاب ناپیوسته سلول‌های خالی، آنها را حذف کنید. اما انجام دادن این کار هنگامی که داده‌های شما کم است، دشوار خواهد بود؛ بهترین کار این است که با نگه‌داشتن کلید Ctrl، روی سلول Header ردیف‌های خالی کلیک کنید. هنگامی که همه‌ی سلول‌ها را به انتخاب خود اضافه کردید، کلید ترکیبی - +Ctrl را فشار دهید. شما می‌توانید این تکنیک برای تعداد زیادی از رکوردها انجام دهید، اما این کار خسته‌کننده خواهد بود. امیدواریم که از این آموزش نیز استفاده کافی را برده باشید.