نوشتن مهارتی است که فقط محدود به عرصه‌ی نویسندگی نمی‌شود بلکه در زمینه‌ی کسب و کار و پیش‌برد بسیاری از اهداف باید از این ابزار استفاده کرد. در این مطلب به معرفی نکاتی جهت بهبود مکاتبات کاری خواهیم پرداخت.
دنیای امروز کسب و کار بر پایه‌ی اطلاعات پیش می‌رود. بنابراین چه صاحب یک کسب و کار کوچک و معمولی باشید و چه تجارت شما یک شرکت عظیم چند ملیتی باشد، مکاتبات، بخش عمده‌ای از کانال ارتباطی شما با دیگران به حساب می‌آید. جدا از ایمیل‌ها و نامه‌نویسی‌های سنتی، صاحبان کسب و کار نیاز به نوشتن متن سخن‌رانی، یادداشت‌ها، طرح‌ها، الزامات کسب و کار، مطالب آموزشی، متون تبلیغاتی، درخواست‌های کمک هزینه و موارد متنوع دیگر دارند.
واقعیت این است که بیشتر افراد تجربه‌ی کمی در نوشتن این گونه موضوعات دارند. چنانچه شما جزو این افراد هستید و نوشتن یکی از دغدغه‌های ذهنی شما محسوب می‌شود، بهتر است بدانید که این مهارت قابل پیشرفت بوده و سال به سال هم بهتر خواهد شد. صرف مقداری زمان کمک خواهد کرد که بهبود قابل توجهی در نوشتار خود ملاحظه کنید. هر چند که تمرین کردن تنها راهکار این مسئله است اما در ادامه به نکاتی اشاره خواهیم کرد که می‌تواند در این زمینه راهنمای شما باشد:
۱. هر چه کم تر بهتر
در مکاتبات رسمی مانند هر نوع نوشتار دیگری باید از پرداختن به موضوعات متفرقه خودداری کرد. از طرفی، امروزه با افزایش حجم اطلاعات نوشته شده افراد تمایل کم‌تری به خواندن دارند. به طوری که مجلات و رسانه‌هایی که تا پیش از این عادت به نوشتن مقاله‌هایی با ۲۰۰۰ کلمه داشتند، تعداد آن‌ها را به ۵۰۰ کلمه کاهش داده‌اند. بنابراین تا می‌توانید کوتاه بنویسید و از به کار بردن جملات طولانی خودداری کنید. همان طور که کاراکتر زورو به پسر خود یاد داد: «برو داخل، علامت Z را بگذار، بیا بیرون!» بنابراین شما هم در نوشتارهای خود سریع به اصل مطلب اشاره کنید و آنچه را که می‌خواهید شفاف بگویید.
۲. اصطلاحات تخصصی به کار نبرید
همه‌ی افرادی که در دنیای کسب و کار هستند از نوشتارهای خیلی تخصصی نفرت دارند! بنابراین به جای استفاده از عبارت‌هایی چون «هم افزایی استراتژیک» یا «سینرژی» می‌توان کلمات مرسوم‌تری مانند «طوفان مغزی» یا «فرصت‌های همکاری» استفاده کرد. هر چند که در بعضی مواقع مانند بیان مشخصات فنی، استفاده از اصطلاحات تخصصی غیر قابل اجتناب است اما تا می‌توانید زبان نوشتار خود را ساده‌تر کنید. حتی وقتی مخاطب شما در رده‌ی صنفی شما باشد، باز هم کاربرد اصطلاحات خاص، ناکارآمد است. در واقع کلمات سنگین فقط در یک مورد کاربرد دارند، آن هم زمانی که نویسنده بخواهد کسی از حرفش سر در نیاورد!
۳. یک بار بنویسید، دو بار چک کنید
نوشته‌ی خود را یک بار بلافاصله پس از نوشتن ویرایش کنید. ویرایش بعدی را بهتر است به ساعات یا حتی روزهای بعد موکول کنید. هیچ چیز شرم‌آورتر از یک اشتباه تایپی ناشیانه در یک سند رسمی نیست. البته غلط املایی شاید امری عادی باشد اما افراد، شما را بر پایه‌ی همین اشتباهات قضاوت می‌کنند. به جز در مواقع اضطراری، زمانی را به ویرایش دوباره‌ی نامه اختصاص دهید. چرا که مغز خطای زیادی دارد و ممکن است اشتباهات را نادیده بگیرد. یک فاصله‌ی زمانی می‌تواند دقت عمل شما را در تصحیح اشتباهات بالا ببرد.
۴. یک بار بنویسید، دو بار چک کنید
بله، درست است. این نکته را در مورد قبلی هم گفتیم. جدا از غلط‌های املایی و نگارشی، دوباره خواندن نامه می‌تواند اشکلاتی که از زیر دست شما در رفته است را اصلاح کند. برای مثال وقتی که ما عصبانی یا ناراحت هستیم، در نامه‌ی خود به اصل مطلب اشاره نمی کنیم و منظور ما واضح بیان نمی شود. بنابراین، مطمئن شوید که مضمون پیام شما به درستی به مخاطب منتقل خواهد شد.
۵. به اسامی، القاب و جنسیت‌ها توجه کنید
بدتر از غلط‌های املایی، به کار بردن آقای فلانی به جای خانم فلانی یا بر عکس است. چنانچه در مورد نام، عنوان شغلی یا جنسیت کسی تردید دارید از یک فرد آگاه در این خصوص سوال کنید.
۶. قالب‌های نوشتاری خود را ذخیره کنید
هر زمان که نامه‌ی خوبی را به صورت ایمیل، یادداشت یا هر سند دیگری می‌نویسید، نمونه‌ای از آن را ذخیره کرده تا در موارد مشابه دوباره از آن استفاده کنید. از ان جا که یکی از دلایل اصلی غلط‌های املایی، عجله در نوشتن نامه است، یک الگوی ذخیره شده می‌تواند شما را از این موضوع نجات دهد. فقط مطمئن شوید که اطلاعات خاص نامه مانند نام‌ها، شرکت‌ها و دیگر موارد را در الگوی ذخیره شده پاک کرده‌اید.
۷. حرفه‌ای نوشتن لزوما به معنای رسمی بودن نیست
در مکاتبات اداری و تجاری، اکثرا تمایل دارند که از بیانی رسمی استفاده کنند در حالی که این کار لزومی ندارد و حتی می‌توان گفت که کارآمد هم نیست. زبان رسمی برای اسناد حقوقی و درخواست‌های شغلی مناسب است اما مانند اصطلاحات مخصوص در نوشتار نامرئی شده و معنای اصلی را پنهان می‌کند. البته به خاطر داشته باشید که بیان غیر رسمی به معنای غیر حرفه‌ای بودن نیست. از این رو از بیان نظرات شخصی، جوک و شایعات بی‌اساس در ارتباطات اداری و تجاری، خودداری کنید. ضمن این که بعضی از شرکت‌ها و سازمان‌ها تمام مکاتبات خود را بایگانی می‌کنند و مطمئنا شما نمی‌خواهید مدرکی علیه خود در دست دیگران بگذارید.
۸. چون و چراها را توضیح دهید
درست مثل یک روزنامه‌نگار که اخبار را شرح می‌دهد باید برای خود روشن کنید که نامه در مورد چه کسی است، چه می‌خواهید؟ چه زمان و مکانی مورد نظر شما است؟ چرا؟ و چطور؟ به عنوان مثال، این نامه مربوط به چه شخصی است، مخاطب شما چه چیزهایی را باید بداند و کی و کجا از اطلاعات شما استفاده کند. چه نکته‌ای در این میان اهمیت دارد و چطور باید از این اطلاعات استفاده کرد؟
۹. از مخاطب بخواهید پاسخ شما را بدهد
بیشتر مکاتبات در عرصه‌ی کسب و کار به دنبال دریافت یک نتیجه صورت می‌گیرد. پس مطمئن شوید که مخاطب شما نسبت به نامه‌ای که ارسال کرده‌اید، واکنش نشان خواهد داد. بنابراین همه چیز را به تصمیم‌گیری مخاطب خود واگذار نکنید تا هر موقع تمایل داشت پاسخ شما را بدهد.
۱۰. انتخاب‌های زیادی برای طرف مقابل فراهم نکنید
حالت ایده‌آل، این است که هیچ انتخابی باقی نگذارید! برای مثال اگر می‌خواهید زمانی را برای تنظیم یک جلسه قرار دهید، ساعتی را پیشنهاد داده و از ان‌ها بخواهید که موافقت خود را اعلام کنند یا ساعت دیگری را پیشنهاد دهند. در متنوع‌ترین حالت، فقط دو گزینه پیشنهاد دهید و از ان‌ها بخواهید تا یکی را انتخاب کنند. گزینه‌های زیاد اغلب اوقات تصمیم‌گیری را مختل کرده و نتیجه‌ی جالبی ندارد.
۱۰. محتوای شما چه نفعی برای مخاطب دارد؟
چرا مخاطب باید به محتوای شما اهمیت دهد؟ به عنوان مثال، برای هیچ کس اهمیت ندارد که ویندوز ۷ می‌تواند در حالت ۶۴ بیت هم اجرا شود. بلکه آن چه برای دیگران مهم است این است که در حالت ۶۴ بیت حافظه سریع‌تر از حالت ۳۲ بیت عمل می‌کند و اجازه می‌دهد که کارهای آن‌ها با سرعت بالاتری انجام شود. بیان منافع مخاطب را بیشتر درگیر خواهد کرد چرا که به آن‌ها راهکاری پیشنهاد می‌دهد تا زندگی خود را ساده‌تر پیش ببرند.
۱۲. یک فریلنسر استخدام کنید
چنانچه فکر می‌کنید توانایی کافی برای نوشتن ندارید و در کسب و کار شما این مهارت مهم تلقی می‌شود، حتما یک فریلنسر استخدام کنید. فریلنسرها نیروهای بسیار خوبی برای تهیه‌ی محتواهای مورد نیاز هستند.
اسکار
#سریال خاندان اژدها