برنامه‌های شلوغ کاری برای کسانی که به صورت تمام وقت در دفاتر مشغول به کار هستند نیز غیرمعمول نیست. اگر متوجه شدید که کار در حال مختل کردن زندگی‌تان است و شما وقتی برای چیز دیگری ندارید عبور کردن این عبارت از ذهنتان که «من از کار کردن متنفرم» بسیار معمول خواهد بود. همراه ما در ۷۲۴پرس باشید تا با نحوه انجام و بهینه‌سازی یک برنامه کاری شلوغ آشنا شوید.

مطالب مرتبط با کرونا در ۷۲۴پرس

کارگرهای مدرن امروزی در جهانی زندگی می‌کنند که در آن مشغول بودن به عنوان یک اصل قرار گرفته است. یک تصور غلط رایج وجود دارد که هرچه شما با کار بیشتری موافقت کنید و کارهای بیشتری را به وظایفتان اضافه کنید، به رئیس و همکارانتان نشان خواهید داد که چقدر شما خود را وقف کارتان کرده‌اید. در حالی که، اکثر اوقات به طور ساده‌‌ای یک تصور غلط است؛ زیرا این دلیل که شما سرتان شلوغ است لزوماً به این معنی نیست که کارایی شما بالاست. در صورتی که بهره‌وری‌‌‌تان زیاد نباشد چقدر ارزشمند خواهید بود؟

دانستن تفاوت بین مشغولیت و بهره‌وری، مبنای قادر بودن برای ایجاد زمان بیشتر در یک برنامه کاری شلوغ است. در حالی که مشغول بودن به داشتن موارد زیاد در لوحه کاری اشاره دارد، اما بهره‌وری به معنای دستیابی به نتایج موثر در حداقل زمان ممکن است. بهره‌وری می‌تواند بعدها شما را به شانس بالاتری برای داشتن زمان بیشتر هدایت کند. داشتن یک برنامه پرمشغله نه تنها می‌تواند شما را دست‌پاچه و پریشان کند، بلکه می‌تواند در شما احساس شکست خوردگی و بی‌انگیزگی برای کامل کردن وظایفتان با تمام توان نیز ایجاد کند.

 درحالی که بیشتر شما قادر به کنترل میزان وظایف محوله به خودتان نیستید، اما روش‌های وجود دارد که می‌تواند به شما در اداره کردن این وظایف کمک کند تا نیازی نباشد تمام وقتتان را درگیر آنها کنید. ایجاد زمان بیشتر نیازی به دستگاه جادویی یا ماشین زمان ندارد و راحت تر از این چیزهاست. تمام چیزی که شما نیاز دارید تکنیک‌هایی است که می‌توانید از آنها به جای درگیرشدن با وظایف استفاده کنید. می‌توانید بهره کاریتان را افزایش دهید. در اینجا ۵ تکینک برای بهینه‌سازی یک برنامه کاری شلوغ را به شما آموزش می‌دهیم.

مطلب مرتبط: چگونه زمان را مدیریت کنیم؟

۱. اولویت‌بندی

اگر در گذشته کارهایتان را اولویت‌بندی نمی‌کردید، پس همه آنها را اشتباه انجام می‌دادید. اولویت‌بندی کردن وظایف در برنامه زمان‌بندی‌ شده، یک راه خوب برای بهینه کردن است؛ زیرا آنچه که نیاز است ابتدا انجام شود مشخص می‌شود و دانستن این اطلاعات می‌تواند به شما کمک کند زمان را مدیریت کرده و اطمینان حاصل کنید که مهلت در نظر گرفته برای کارها برآورده می‌شود.

یک رویکرد اولویت‌بندی که شما می‌توانید آن را امتحان کنید «خوردن قورباغه» است. یک روش محبوب که توسط برایان تریسی در کتابی به نام «قورباغه‌ات را قورت بده!» ابداع شده است. این کتاب دارای ۲۱روش عالی برای جلوگیری از به تعویق انداختن کارها و انجام دادن کارهای بیشتر در زمان کمتر است. نگران نباشید این کتاب شما را مجبور به خوردن قورباغه نمی‌کند! در عوض شما را تشویق می‌کند که بزرگترین کارتان را ابتدا انجام دهید.

ایده‌ای که در پشت این روش قرار دارد این است، هنگامی که شما بزرگترین کارتان را از سر راه برمی‌دارید، احساس موفقیت فوق‌العاده‌ای به شما دست خواهد داد که می‌تواند به شما انگیزه‌ای دهد که سایر وظایف روزتان را بدون هیچ مانعی انجام دهید که این ناشی از یک نوع اثر دومینویی است.

مطلب مرتبط: هفت قدم طلایی برای رسیدن به اوج موفقیت از نگاه برایان تریسی

۲. فراتر نروید

اگر شما از آن دسته افرادی هستید که با هر درخواستی که از شما می‌‌شود موافقت می‌کنید، تعجبی ندارد که برنامه کاریتان شلوغ باشد. اگر خود را در شرایطی قرار دهید که در آن مسئولیت‌ها و تعهداتتان بیشتر از حد توانتان باشد می‌تواند شما را به این سمت هدایت کند که از نظر ذهنی از کار متنفر شوید.

درحالی که ممکن است نه گفتن برای برخی افراد غیرطبیعی باشد، اما این یک مهارت است و اگر می‌خواهید اطمینان حاصل کنید که در حال کار به اندازه محدودیت‌هایتان هستید باید آن را ارتقا دهید. فراتر رفتن از چیزها می‌تواند سبب بروز فشار و استرس روی شما شود.

ممکن است بگویید که نه گفتن به رئیس سخت است، اما به ما اطمینان کنید. نه گفتن به مراتب آنها را کمتر از این ناامید خواهد کرد که شما چیزی را برعهده بگیرید ولی بعداً نتوانید تحویل بدهید.

هرچند کم کردن وظایف و مسئولیت‌ها می‌تواند باعث ایجاد زمان بیشتر برای شما شود، اما بسیار خوب است که در نظر داشته باشید قبل از اینکه به طور خودکار به درخواستی نه بگویید ابتدا باید ارزیابی کنید که چه چیزی از شما خواسته شده است. شما هرگز نمی‌دانید؛ شاید چیزهایی که در حال حاضر باارزش هستند و زمان زیادی از شما نخواهند گرفت پیشنهاد شود.

نصیحت لئو بابوتا را در مورد هنر نه گفتن محترمانه یاد بگیرید.

مطلب مرتبط: چگونه بدون احساس گناه، به دیگران "نه" بگوییم؟

۳. سازمان‌یافته بمانید

برنامه‌ریزی، هماهنگی و داشتن یک سیستم مناسب، برای رسیدن به یک برنامه پر مشغله بسیار مهم است. سازمان‌یافتگی شما چگونه است؟ البته که کاملاً به خودتان بستگی دارد. اگرچه این به معنای داشتن سیستم مدیریت کارهای در حال انجام و انجام شده یا یک لیست ساده انجام کارهای روزمره که روی یک کاغذ نوشته شده باشد، است. تجسم برنامه زمان‌بندی می‌تواند به شما کمک کند که سازمان‌یافته بوده و همه کارها را پیش ببرید.

این کار می‌تواند به شما اطمینان دهد که انجام کارهای مهم را فراموش نکنید. درگیر بودن با یک برنامه شلوغ می‌تواند باعث شود شما به طور اتفاقی بعضی کارها را نادیده بگیرید. همچنین می‌تواند به شما کمک کند که برای موارد غیرمنتظره آماده بوده یا هر تغییری که در آخرین لحظه انجام می‌شود از سرعت روند کاری شما نکاهد.

به خاطر داشته باشید که آنچه در مورد همکار شما عمل می‌کند ممکن است روی شما عمل نکند؛ تنها به این دلیل که شما هنر جدید‌ترین سیستم زمان‌بندی را ندارید و روش سازماندهی سیستم شما دیگر معتبر نیست.

۴. محول کردن

اگر توانایی محول کردن وظایف را دارید می‌توانید از این روش برای مدیریت کردن یک برنامه شلوغ استفاده کنید.

دانستن نحوه محول کردن به طور تاثیر گذار، یک مهارت اساسی است که هرکسی در هر موقعیت رهبری باید آن را داشته باشد. نه تنها حجم کارتان را کمتر خواهد کرد، بلکه زمان شما را آزاد خواهد کرد و شما می‌توانید این زمان را برای انجام دادن کاری که دوست دارید سپری کنید.

محول کردن، بسیار موثرتر از فریاد زدن دستورات است. برای مثال، شما باید نوع مهارت‌های که برای انجام دادن یک وظیفه وجود دارد را شناسایی کرده تا بتوانید مشخص کنید که چه کسی بهترین گزینه برای انجام این کار است که لازمه این کار شناخت کارمندان و یا همکارانتان است. همچنین شما باید مطمئن شوید که دستورالعمل واضحی را ارائه داده‌اید تا مجبور نباشید یک وظیفه را به این دلیل که در ابتدا درست انجام نشده‌است مجدداً انجام دهید.

محول کردن وظایف نه تنها برای شما سودمند است، بلکه می‌تواند به دیگران نیز کمک کند تا مهارت جدیدی را بیاموزند که ممکن است در آینده برایشان مفید واقع شود. اما قبل از اینکه شروع به محول کردن کنید، همیشه نگاه کنید که آیا وظیفه‌ای هست که بتوان آن را به طور کامل حذف نمود. لزومی ندارد که مسئولیت کاری که واقعا نیازی به انجام آن نیست را به کسی محول کنید. شما می‌خواهید نه فقط برای خودتان بلکه تمام کسانی که در شرکت حضور دارند وقت بیشتری را فراهم کنید.

 مطالب مرتبط: ۱۰ ترفند عملی برای مدیریت زمان را بشناسید

۵.استراحت کنید

مخاطرات یک برنامه شلوغ کاری می‌تواند به استرس، خستگی و کاهش بهره‌وری بیانجامد. به همین دلیل است که استراحت کردن در بین برنامه ضروری است. این مورد به خصوص برای مردمی که در مقابل کامپیوتر قرار دارند توصیه می‌شود؛ چرا که در معرض خطر شیوه زندگی کارمندی قرار دارند.

داشتن استراحت منظم برای حفظ سلامتی و تندرستی الزامی است. استرس و خستگی بسیار زیاد می‌تواند به مشکلات جدی در سلامتی مانند ابتلا به سندروم اختلالات ناشی از شغل بیانجامد که در حال حاضر به عنوان یک سندرم رسمی که در محل کار اتفاق می‌افتد، شناخته می‌شود.

تنها یک استراحت ۳۰ ثانیه‌ای کوچک می‌تواند دقت ذهنی شما را ۱۳ درصد بهبود بخشد. به علاوه استراحت کردن احتمال ابتلا به بیماری‌هایی که می‌تواند در خارج از اداره وقت زیادی از شما بگیرد را کاهش دهد.

مطلب مرتبط: تاثیر کیفیت خواب بر کیفیت زندگی

سخن پایانی

داشتن یک برنامه شلوغ به راحتی می‌تواند باعث شود که شما درگیر کار شده و دیگر مسائل زندگی را فراموش کنید. در حالی که مشغولیت به مقدار چیزهایی که شما قصد دارید انجام دهید اشاره دارد، بهره‌وری در مورد انجام وظایف به گونه‌ایست که شما بتوانید در کوتاه‌ترین مدت زمان ممکن کارهای بیشتری را انجام دهید.